Die Immobilienbranche befindet sich an einem guten Punkt in Sachen Digitalisierung. Trotzdem stellt man fest: Während der Markt für digitale Immobilienlösungen mit vielen neuen Anbietern boomt und das Umsetzungstempo in den Unternehmungen hoch ist, wird der Aufwand für die Umsetzung häufig unterschätzt. Die Gründe dafür sind vielfältig:
Neue Systeme, alte Daten: Der unterschätzte Mehraufwand
Die bestehende Datenstruktur basiert auf älteren Systemen, die oft mit deutlich weniger detaillierten Informationen gearbeitet haben. Wird ein neues, leistungsfähigeres System eingeführt, steigen die Anforderungen an die Datenqualität und -tiefe erheblich. Fehlende Informationen müssen nacherfasst, Daten bereinigt und strukturiert werden. Dieser zusätzliche Aufwand bleibt in der Praxis häufig am Bewirtschaftungsteam hängen und wird in der Evaluationsphase oft unterschätzt oder gar nicht eingeplant.
Mitarbeiterschulung und Change Management nicht unterschätzen
Wer jahrelang mit einem System gearbeitet hat, kennt Abläufe, Strukturen und jede Funktion bis ins Detail. Dieses Wissen entsteht über lange Zeit und gibt Sicherheit im Arbeitsalltag. Wird ein neues System eingeführt, geht dieser Erfahrungsvorsprung von einem Tag auf den anderen verloren. Unsicherheit und Widerstand sind oft die Folge. Manchmal wird auf ein gutes Change Management gesetzt. Die frühzeitige Einbindung, klare Kommunikation und gezielte Schulungen sollen helfen, Akzeptanz zu schaffen. In der Praxis wird dieser Faktor jedoch häufig unterschätzt oder gleich ganz weggelassen. Nicht selten werden Mitarbeitende in einem solchen Transformationsprozess überfordert.
Kinderkrankheiten neuer Systeme realistisch einordnen
Neue Software bringt fast immer anfängliche Probleme mit sich. Funktionen laufen nicht wie geplant, Prozesse haken oder sind noch nicht vollständig ausgereift. Für frisch geschulte Mitarbeitende ist oft auch unklar, ob Fehler am eigenen Umgang oder am System liegen. Anfangs wird viel nachgefragt und improvisiert, doch mit der Zeit kann sich Resignation einstellen. Gleichzeitig leidet auch der Kundenservice, da Abläufe nicht mehr so reibungslos funktionieren wie zuvor. Statt sofortiger Effizienzgewinne ist gerade in der Anfangsphase häufig ein zähes Durchwursteln und Frust die Realität.
Erfahrung vs. Systemkenntnis – ein Spannungsfeld
Langjährige und erfahrene Mitarbeitende tun sich mit neuen Systemen oft schwerer als neu eingestellte Mitarbeitende, die bereits mit solchen Tools gearbeitet haben. Während Erstere über tiefes Fachwissen und Marktverständnis verfügen, punkten Letztere mit schneller Anpassung an digitale Tools. Unternehmen sollten daher beide Stärken gezielt zusammenführen.
Und was wünscht der Kunde?
Richtig eingesetzte Digitalisierung führt fast immer zu spürbaren und willkommenen Effizienzgewinnen. Auf Kundenseite werden diese Lösungen inzwischen auch sehr gut angenommen. Mieterportale, Schadensmelde-Apps oder digitale Kommunikationskanäle gelten als vorausgesetzt. Gleichzeitig bleibt jedoch eines klar: Eigentümer und Mieter schätzen nach wie vor den direkten und persönlichen Kontakt zu ihrer Bewirtschafterin oder ihrem Bewirtschafter. Eine Digitalisierung, welche auch in diese Richtung vordringt und eine persönliche, verlässliche und kompetente Auskunft ersetzen möchte, wird nicht geschätzt. Diese Balance zwischen digitaler Effizienz und persönlichem Kontakt sollte trotz aller Mölglichkeiten der Digitalisierung konsequent im Blick behalten werden und zu seinem Vorteil genutzt werden.
